因公赴港澳通行证、签注办理

第一步：准备出访材料

因公临时赴港澳人员须凭有效邀请材料申报出访，有效的邀请材料有：

1. 邀请函

邀请函应发自所前往的地区、有明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人签名，并打印在公函纸上；邀请人身份应基本对等；邀请函若非中文，需提供翻译件

2. 有关部门的正式公函

外单位征求我校意见邀请派员随团出访的，国际合作部出入境事务办公室回复组团方“征求意见函”确认随团人员后，随团人员提供外单位出具的“任务批件”复印件及“任务通知书”原件

3. 其它材料

如有学校临时决定的重大活动等因公临时出境任务，可在启动申报流程的同时办理邀请材料

重要提示：

1. 因公赴香港地区停留期限不超过5天、澳门地区不超过4天、港澳两地不超过8天

2. 涉密人员需办理保密手续

3. 副处级及以上领导还需登录校园门户，线上提交哈尔滨工业大学正副处级因公出国（境）申请并审批，登录地址：

http://i.hit.edu.cn/index#/app/service/detail?id=bddf3e37a1184ad8af9c447162559bbb

第二步：线上提交申请材料

点击网址登陆因公出国（境）管理系统 iaa.hit.edu.cn/Userlogin，在线详细填写出境申请信息，建立出访团组，团组成员确认信息后提交。建议使用“360安全浏览器（极速）”，系统不兼容Chrome及火狐浏览器

其他辅助材料，一般包括：

（1）《教职工出国(境)人员管理申请表》

（2）涉密人员需提交《保密义务承诺书》

（3）60周岁（含）以上出访人员需提交体检证明复印件，单位承诺函及家属承诺函。离退休人员原则上不允许执行因公出访任务

（上述材料可能因出访人情况不同略有差异。）

第三步：校内审批及政审

1. 教职工提交申请后，团组自动进入线上审批流程（如下图所示）

2. 国际合作部出入境事务办公室出具《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务批件》或《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务确认件》副校长级以上领导由工信部出具，完成因公出访事前公示

3. 国际合作部出入境事务办公室出具《哈尔滨工业大学因公出国及赴港澳人员审查批件》、《因公出国 (境) 人员备案表》

注：严禁不履行因公出境任务报批手续，擅自出境执行公务活动。

第四步：办理因公通行证及签注（约15个工作日）

1. 提交材料：

（1）邀请信及其翻译件

（2）标准白底小二寸近照三张（照片尺寸：3.5*4.5cm），每人一份

（3）身份证头像面复印件（要求清晰），每人一份

（4）签注事项表（师生服务中心4号窗口领取，每个团组一份）

注：以上材料递交至师生服务中心国际合作部4号窗口，如有有效的因公通行证，（2）、（3）可不准备

2. 办理因公通行证及签注

国际合作部出入境事务办公室将材料报送至工业和信息化部，工业和信息化部审批合格后递送国港澳办办理因公通行证及签证

3. 出境前应购买紧急救援险等境外保险（由国际合作部出入境办公室统一购买）

第五步：领取通行证及签注

1. 因公通行证及签注办理完成后，国际合作部出入境事务办公室工作人员将以电话或邮件的方式通知申请人或经办人

2. 申请人或经办人到国际合作部出入境事务办公室（师生服务中心4号窗口）领取签注领取单

3. 申请人或代取人携带身份证（如张三代李四领取，张三需携带张三自己的身份证前往领取即可）、通行证及签注费用（现金）及校方开具的填写完整的签注领取单到工信部国际司外事服务中心领取

地址：工业和信息化部 综合办公楼C125室（西长安街13号，西单图书大厦、民航大厦东边 工业和信息化部大院内），到部传达室打电话

联系人：胡老师

电话： 010-68206098

注：领取人需核对通行证及签注上的信息，包括：姓名、性别、出生地、出生年月日、通行证有效期、停留期、出入境次数等，如发现有误，请及时联系工信部工作人员。严禁持用因公证照私自出境及办理因私事务

第六步：出境执行任务

出境前请仔细阅读：出国（境）特别提醒

第七步：出访总结

在国际合作部出国（境）管理系统中提交出访总结，完成因公出访事后公示

第八步：归还因公通行证及财务报销

1. 自入境之日起七天内将因公证照交还国际合作部出入境事务办公室（师生服务中心国际合作部3号、4号窗口）

2. 校领导的因公证照经国际合作部出入境事务办公室（师生服务中心国际合作部3号、4号窗口）交还工信部保管

3. 国际合作部出入境事务办公室（师生服务中心国际合作部3号、4号窗口），领取“哈尔滨工业大学办理出国（境）手续证明”，计财处报销用。

注：请务必自行留存通行证首页照片页、签注页和出入境记录页复印件或扫描件，便于日后办理出访使用。